Qual è il valore probatorio del documento in caso di contestazioni? Le dichiarazioni dei tecnici vanno menzionate? Come evitare l’annullamento delle delibere.
L’assemblea condominiale è normalmente un teatro di litigi e contestazioni. Nomina dell’amministratore, approvazione del bilancio, morosità di alcuni condomini sono le questioni ricorrenti che compaiono all’ordine del giorno. Un punto di feroce scontro sono spesso i lavori in condominio: come fare il verbale dell’assemblea per documentare in modo valido ed efficace gli interventi dei partecipanti e le discussioni?
Devi considerare che alla fine dell’assemblea tutto ciò che rimane è il verbale che contiene le decisioni assunte. E le spese dei lavori deliberati possono essere molto consistenti. Chi non ha partecipato alla riunione riceverà proprio il verbale e, in caso di dissenso, potrebbe impugnarlo. Ma potrebbe lamentarsi anche chi è stato presente, se si era opposto con ampie argomentazioni e poi vede riportata nel verbale solo una riga a proposito del suo dissenso.
Ecco perché è necessario redigere questo importante atto in modo da resocontare tutto ciò che è accaduto in maniera fedele e completa: le proposte fatte, le osservazioni degli intervenuti, le votazioni svolte. Vediamo quindi come fare il verbale di assemblea per i lavori in condominio.
Indice:
1 Il verbale di assemblea condominiale
2 Il contenuto del verbale di assemblea
3 Il vizio di mancata verbalizzazione
4 La verbalizzazione della discussione sui lavori condominiali.
Il verbale di assemblea condominiale
Il verbale di assemblea condominiale è il documento che espone le discussioni avute durante la riunione e le deliberazioni adottate al suo esito. Deve essere redatto per iscritto: ha la forma e la natura di una scrittura privata, come ha ribadito la Corte di Cassazione [1]. Questo significa che il suo valore probatorio non è certo pari a quello di un atto pubblico, bensì molto inferiore: non è una prova legale, ma solo presuntiva, e quindi può essere smontato con qualsiasi risultanza di segno contrario.
In mancanza del verbale, le eventuali deliberazioni assunte in assemblea sono radicalmente nulle, cioè non hanno alcuna efficacia tale da vincolare la compagine condominiale. Se, invece, il verbale c’è, esse sono annullabili ad iniziativa dei condomini dissenzienti, con le modalità che ti esporremo nel prosieguo.
Il contenuto del verbale di assemblea
Quanto al contenuto, il verbale indica innanzitutto i nominativi dei condomini presenti all’assemblea, le relative quote millesimali di proprietà e l’attribuzione di eventuali deleghe da parte dei condomini assenti.
Segue l’esposizione dell’ordine del giorno, cioè la lista degli argomenti da discutere e delle questioni da approvare. Ogni punto deve essere trattato in maniera specifica durante la riunione (non sono ammesse discussioni cumulative o per sommi capi) e occorre dare atto delle posizioni espresse da ciascuno degli intervenuti.
Per ogni deliberazione il verbale deve riportare una sia pur sintetica descrizione della discussione svolta prima di arrivare alla votazione. Inoltre, va indicato in maniera chiara il contenuto della decisione adottata e deve essere precisato che la delibera assembleare è stata approvata dalla maggioranza degli intervenuti, indicando le relative quote di proprietà dell’edificio e specificando i voti contrari ed anche quelli degli astenuti.
Il vizio di mancata verbalizzazione
Se la verbalizzazione è incompleta, carente, lacunosa o infedele poiché non riporta uno degli elementi essenziali che abbiamo indicato, il condomino dissenziente potrà impugnare la deliberazione adottata, entro 30 giorni dalla data di svolgimento dell’assemblea o, se non vi ha partecipato, da quella di successivo ricevimento del verbale [2].
In tali casi, potrà essere fatto valere, oltre ai motivi di merito, anche il vizio di mancata verbalizzazione delle dichiarazioni di alcuni partecipanti o delle decisioni prese. Infatti, ogni condomino, per esercitare adeguatamente il suo diritto di comproprietà, ha la facoltà di illustrare in assemblea le ragioni per cui intende approvare o meno le proposte di deliberazioni contenute nell’ordine del giorno.
La giurisprudenza ritiene che ogni impedimento, compromissione o menomazione dell’esercizio di questo potere integra una violazione di legge, che come tale comporta l’annullamento della delibera.
La verbalizzazione della discussione sui lavori condominiali
Quando si tratta di lavori condominiali, vengono in particolare evidenza gli interventi fatti in assemblea dai tecnici invitati a partecipare, per illustrare le modalità di esecuzione dei lavori da approvare, per spiegare i costi preventivati o anche per descrivere l’entità e la consistenza dei lavori già realizzati e ultimati, se si tratta di deliberare variazioni a consuntivo, o ancora in corso d’opera per i quali sono sorti problemi ed occorrono varianti o maggiori impegni di spesa.
Le descrizioni ed i resoconti forniti da questi tecnici qualificati (ingegneri, architetti, geometri, periti, ecc.) e le risposte date ai chiarimenti richiesti dai condomini sono, evidentemente, elementi in grado di orientare la discussione assembleare e di influenzare le decisioni prese dai comproprietari.
Una recente sentenza [3] ha annullato una delibera condominiale perché il presidente non aveva messo a verbale le dichiarazioni di un tecnico intervenuto in assemblea. L’omessa verbalizzazione aveva precluso ad alcuni condomini di chiedere un indennizzo per l’impossibilità di usare la cantina, nel periodo di svolgimento dei lavori per il rifacimento dell’ascensore che avevano interessato il seminterrato dell’edificio.
Il direttore dei lavori aveva partecipato all’assemblea proprio per resocontare sullo stato di avanzamento degli interventi, ma le sue spiegazioni non sono state riportate nel verbale con l’erronea motivazione secondo cui si trattava di «conversazione non attinente all’ordine del giorno». Sbagliato: secondo la Corte, era chiara l’attinenza con il punto in discussione e l’omissione di una parte essenziale della verbalizzazione aveva leso un diritto dei condomini.
Insomma, omissioni e lacune nel verbale di assemblea possono costare care. Meglio spendere qualche minuto in più per resocontare gli interventi – compresi quelli tecnici – in maniera fedele, piuttosto che correre il rischio di vedersi travolgere la validità delle deliberazioni adottate per un errore formale che poteva facilmente essere evitato.
Note:
[1] Cass. sent. n. 11375 del 09.05.2017.
[2] Art. 1137 Cod. civ.
[3] Corte d’Appello dell’Aquila, sent. n. 630/21 del 28.04.2021.